System Zarządzania Jakością ISO 9001 w łańcuchu dostaw

System Zarządzania Jakością – ISO 9001 w łańcuchu dostaw. (2010-03-25)


WSTĘP

Jako osoba zaangażowana w proces wyboru dostawców i prawdopodobnie odpowiedzialna za decyzje zakupowe, mogłeś widzieć lub wykorzystywać wyroby i usługi promowane jako odnoszące się do ISO 9001:2000, ISO 9001:2008 lub prościej – do “ISO 9001”. Co to oznacza? W jaki sposób może być to dla ciebie użyteczne? Jak możesz mieć pewność, że twoi dostawcy rozumieją, czego od nich oczekujesz i są zdolni do konsekwentnego dostarczania ci produktu spełniającego wymagania? Niniejszy tekst zawiera odpowiedzi na te pytania i udziela informacji, w jaki sposób najlepiej wykorzystać ISO 9001 jako narzędzie łańcucha dostaw.


CZYM JEST ISO 9001?

ISO 9001 jest międzynarodowym standardem, który zawiera wymagania dla systemu zarządzania jakością (QMS) w organizacji. Jest częścią rodziny standardów opublikowanych przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną (ISO), często przywoływanej jako całość, jako “seria ISO 9000” lub “rodzina ISO 9000”. Dlatego możesz więc czasem usłyszeć, że twoi dostawcy są “certyfikowani na zgodność z ISO 9000” lub posiadają “przystający do wymagań ISO 9000 system zarządzania jakością”. Oznacza to po prostu, iż stwierdzają oni, że posiadają system zarządzania jakością, który spełnia wymagania ISO 9001, jedynego standardu z rodziny ISO 9000, który może być wykorzystywany w celu oceny zgodności. Ważne jest jednak, aby zrozumieć, iż ISO jest ciałem opracowującym i publikującym standardy – ISO nie certyfikuje organizacji, jak zostanie to później wyjaśnione w tekście.


Ostatnia wersja ISO 9001 została opublikowana w listopadzie 2008, wprowadzając jedynie małe zmiany w porównaniu do wersji poprzedniej (2000). Celem nowej wersji jest bardziej udoskonalenie wcześniej istniejących wymagań w ISO 9001:2000, niż wprowadzanie jakichś nowych wymagań. Z tego powodu ISO 9001:2000 oraz ISO 9001:2008 mogą być uważane za ekwiwalenty dla wszystkich praktycznych celów mimo, że ISO 9001:2000 będzie stopniowo zastępowane przez ISO 9001:2008 aż do momentu, gdy nie będzie już przydatne do celów oceny zgodności, do 15 listopada 2010 (dwa lata po publikacji ISO 9001:2008).


Celem ISO 9001 jest dostarczenie szeregu wymagań, które jeśli zostaną skutecznie wdrożone, dadzą Ci pewność, iż twój dostawca jest w stanie konsekwentnie dostarczać produkty i usługi, które:

  • spełniają twoje potrzeby i oczekiwania oraz

  • spełniają wymagania odnoszących się do nich przepisów.

Wymagania te dotyczą szeregu zagadnień, włączając zaangażowanie w jakość najwyższego kierownictwa twojego dostawcy, jego orientację na klienta, odpowiedniość jego zasobów, kompetencji zatrudnionych, zarządzanie procesem (produkcji, dostarczania usług oraz odpowiednie procesy administracyjne i wspomagające), planowanie jakości, projektowanie wyrobu, kalibrację sprzętu pomiarowego, procesy rozwiązywania reklamacji klienta, działania korygujące zapobiegawcze oraz wymagania prowadzenia stałego doskonalenia SZJ. Istnieje także wymaganie dla twojego dostawcy, dotyczące monitorowania zadowolenia klienta co do jakości oferowanych produktów i usług.


ISO 9001 nie wyszczególnia wymagań dla produktów i usług, które nabywasz. To do ciebie należy jasne określenie własnych potrzeb i oczekiwań odnośnie wyrobu. Możesz na przykład odnieść się odpowiednio do: specyfikacji produktu, rysunków, krajowych lub międzynarodowych standardów dla produktu, katalogów dostawcy lub innych dokumentów.


CO OZNACZA “ZGODNOŚĆ Z ISO 9001”?

Oznacza ona, że twój dostawca posiada ustanowione systematyczne podejście do zarządzania jakością oraz że zarządza swoją działalnością w sposób zapewniający, że twoje potrzeby są zrozumiałe, zatwierdzone i spełnione. Jednakże stwierdzenie o zgodności z ISO 9001 nie powinno być traktowane jako substytut dla deklaracji lub stwierdzenia zgodności dla wyrobu.


W JAKI SPOSÓB ISO 9001 POMAGA W WYBORZE DOSTAWCY?

ISO 9001 zawiera kilka wskazówek dla procesu zakupu, które obejmują ciebie jako klienta. Wymagania te odnoszą się do następujących zagadnień:

  • wymagania co do dostarczenia informacji zakupowej, aby dostawy zrozumieli potrzeby swoich klientów

  • sposoby weryfikacji na zgodność z wymaganiami klienta dostarczanych wyrobów

Należy zauważyć, że za każdym razem kiedy ISO 9001 odnosi się do “wyrobów”, oznacza to również nienamacalne produkty, takie jak usługi czy oprogramowanie. Masz istotny udział w uszczegółowieniu swojemu dostawcy swoich oczekiwań. Możesz jednak potrzebować konsultacji ze swoim własnym wewnętrznym personelem technicznym (bieżącymi użytkownikami) w tym procesie. Jeśli tego nie zrobisz, możesz otrzymać wyrób, który co prawa spełnia twoje wszystkie oczekiwania oraz jest zgodny z odnoszącymi się do niego wymaganiami przepisów, ale absolutnie nie przystający do zamierzonego przez ciebie stosowania. Dlatego przede wszystkim powinieneś się skoncentrować na określeniu swoich potrzeb odnoszących się do zamierzonego użycia wyrobu.


Aby ułatwić sobie zadanie, możesz rozważyć następujące kwestie:

  • Jaki jest określony wyrób (produkt lub usługa), który kupujesz?

  • Jaki wpływ na prowadzoną przez ciebie działalność ma dany wyrób?

  • Jakie istnieją ryzyka dla twojej działalności, jeśli napotkasz problemy związane z tym wyrobem?

  • Jak możesz uzyskać pewność, że wyrób, który otrzymałeś spełni twoje wymagania?

  • Co wiesz o reputacji i przeszłości swojego dostawcy?

  • Jakiego poziomu pewności potrzebujesz co do zdolności twojego dostawcy do konsekwentnego dostarczania wyrobu zgodnego z wymaganiami?

  • Jeżeli zdecydujesz, że zgodność z ISO 9001 jest ważna (bazując na ocenie ryzyka związanego z produktami i usługami, które kupujesz), w jaki sposób możesz się upewnić, że twój dostawca posiada SZJ spełniający wymagania ISO 9001?

  • Czy wymagane przez ciebie produkty i usługi są włączone w SZJ dostawcy? (możesz poprosić o kopię faktycznego certyfikatu dostawcy lub deklarację, które pomogą ci to sprawdzić!).

JAK MOŻESZ SIĘ UPEWNIĆ, ŻE TWÓJ DOSTAWCA SPEŁNIA WYMAGANIA ISO 9001?

Istnieje kilka możliwości stwierdzenia przez dostawcę faktu, iż jego SZJ spełnia wymagania ISO 9001:

  • “Deklaracja zgodności dostawcy”: Deklaracja, za pomocą której sam dostawca potwierdza, iż jego SZJ spełnia wymagania ISO 9001, zwykle podparta prawnie wiążącymi podpisami. Deklaracja ta może bazować na systemie auditów wewnętrznych dostawcy lub na auditach drugiej lub trzeciej strony;

  • Ocena drugiej strony: twój dostawca jest oceniony bezpośrednio przez swojego klienta (np. przez ciebie lub przez innego klienta, z którego opinią się liczysz) w celu sprawdzenia, czy jego SZJ spełnia wymagania ISO 9001 oraz twoje własne – czasem wykorzystywana w transakcjach B2B;

  • Ocena trzeciej strony: (często przywoływana jako certyfikacja lub rejestracja): twój dostawca zatrudnia bezstronną trzecią stronę (jednostkę certyfikującą lub “rejestratora”) w celu przeprowadzenia oceny weryfikującej zgodność z wymaganiami ISO 9001. Następnie ta trzecia strona wydaje twojemu dostawy certyfikat opisujący zakres jego SZJ oraz potwierdzający, iż spełnia on wymagania ISO 9001.

  • Na uzyskanie dodatkowej pewności wpływa fakt, iż niektóre jednostki certyfikujące (rejestratorzy) są akredytowani przez krajowe lub międzynarodowo uznane jednostki akredytujące, które weryfikują niezależność jednostki certyfikującej oraz kompetencje do przeprowadzania procesu certyfikacji. Wiele jednostek akredytujących posiada wielostronne umowy pod parasolem Międzynarodowego Forum Akredytacji (IAF) w celu promowania wzajemnego światowego uznania przy wsparciu zasad wolnego handlu Światowej Organizacji Handlu (WTO).

CZY DOSTAWCY MOGĄ TWIERDZIĆ, IŻ ICH PRODUKTY LUB USŁUGI SPEŁNIAJĄ WYMAGANIA ISO 9001?

Nie. Odniesienie do ISO 9001 wskazuje, iż dostawca posiada system zarządzania jakością, który spełnia wymagania ISO 9001:2000 lub ISO 9001:2008. Jak wspomniano wcześniej, powinno to zapewnić Cię o zdolności twojego dostawcy do konsekwentnego dostarczania spełniających wymagania produktów i usług. ISO 9001 wymaga od twojego dostawcy, aby monitorować poziom satysfakcji jego klientów (włączając ciebie!) oraz wykorzystywać te informacje do doskonalenia skuteczności swojego SZJ.


A JEŚLI COŚ PÓJDZIE NIE TAK?

W wypadku, kiedy nie jesteś zadowolony z otrzymanego produktu lub usługi, w pierwszej kolejności powinieneś zwrócić na ten fakt uwagę swojemu dostawcy. Możesz to zrobić przy użyciu normalnych, ustanowionych kanałów komunikacyjnych. Twój dostawca zobowiązany jest do zbadania twojego zażalenia oraz powinien podjąć odpowiednie działania, aby uniknąć lub zredukować możliwość ponownego pojawienia się problemu.


Jeśli jednakże nie jesteś usatysfakcjonowany całościowym działaniem swojego dostawcy (np. jeśli stale dostarcza produktów niezgodnych, nie odpowiada na twoje skargi lub nie podejmuje odpowiednich działań korygujących), wskazuje to na problemy z jego systemem zarządzania jakością.


W zależności od odpowiedzi jakie otrzymujesz, możesz ponawiać skargi, kierując je do wyższych instytucji, jak opisano poniżej:

  1. Jeśli SZJ twojego dostawcy spełnia wymagania ISO 9001, zobowiązany jest do wyznaczenia osoby – przedstawiciela kierownictwa – odpowiedzialnej i posiadającej uprawnienia do zapewnienia, że system ten odpowiednio działa. Powinieneś dowiedzieć się, kto pełni tę funkcję, a następnie złożyć formalne zażalenie.

  2. Jeśli nadal nie jesteś usatysfakcjonowany odpowiedzią od swojego dostawcy oraz jeśli jest on certyfikowany przez niezależną (trzecia strona) jednostkę certyfikującą (rejestrator), powinieneś zwrócić uwagę tej jednostki na problem. Możesz odnaleźć jej nazwę na certyfikacie swojego dostawcy. Jednostka certyfikująca zbada problem w trakcie auditów SZJ twojego dostawcy lub, w krytycznej sytuacji, może zdecydować o przeprowadzeniu dodatkowego, szczególnego badania [1].

  3. Jeśli nie otrzymasz satysfakcjonującej odpowiedzi od jednostki certyfikującej i jeśli jest ona akredytowana, powinieneś zgłosić skargę do odpowiedniej jednostki akredytującej. Szczegóły dotyczące takiej akredytacji znajdziesz na certyfikacie ISO 9001 swojego dostawcy. Jeśli masz problem w uzyskaniu takiej informacji, możesz sprawdzić listę jednostek akredytujących będących członkami Międzynarodowego Forum Akredytacji, na stronie internetowej IAF (www.iaf.nu).

  4. Jeśli według ciebie nie otrzymałeś satysfakcjonującej odpowiedzi od jednostki akredytującej i jeśli jest ona członkiem Międzynarodowego Forum Akredytacji, możesz złożyć skargę do IAF.

Pamiętaj, że żadne z powyższych nie wyłącza twoich praw ustawowych jako nabywcy i może okazać się wskazane podjęcie czynności prawnych przeciwko dostawcy zamiast lub równolegle z powyższymi kanałami. Sposoby postępowania mogą się różnić w zależności od kraju (…)

Zapraszamy do zapoznania z naszą ofertą dotyczącą systemów zarządzania jakością zgodnych z ISO 9001:

Przypisy:

  • [1] Przyp. tłum: zwanego przez niektóre jednostki audytem specjalnym lub nadzwyczajnym.

UWAGA:
Niniejszy tekst jest tłumaczeniem informacji prasowej dostępnej na oficjalnej stronie Międzynarodowego Komitetu Normalizacyjnego (ISO) pod adresem: www.iso.org. Zgodnie z art. 2 Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r. (Dz.U. 1994 Nr 24 poz.83) niniejsze tłumaczenie jest przedmiotem prawa autorskiego bez uszczerbku dla prawa do utworu pierwotnego. Dlatego wszelkie jego rozpowszechnianie we fragmentach lub całości bez podania źródła i autora jest niezgodne z prawem.




Back to Top