FRIS® dla firm i zespołów: badania indywidualne dla ról systemowych
FRIS® dla firm i zespołów to w Malon Group przede wszystkim badania indywidualne, które pomagają dopasować właściwe osoby do ról w systemie zarządzania i usprawnić ich współpracę. Prowadzimy je dla menedżerów, kadry kierowniczej oraz osób odpowiedzialnych za system zarządzania i jego audyty, a wynik odnosimy do konkretnych zadań. Klient zyskuje trafniejszy dobór do funkcji, sprawniejsze audyty oraz mniej nieporozumień na etapie wdrożenia i bieżącego nadzoru.
Jak badanie FRIS® wspiera systemy zarządzania i compliance?
Skuteczność systemu zarządzania zależy nie tylko od procedur, lecz od ludzi, którzy je stosują, i od tego, jak ze sobą współpracują. Dwie kompetentne osoby często proponują rozwiązania, których nie da się pogodzić, bo inaczej przetwarzają informacje i podejmują decyzje. Jedna naciska na szybką decyzję, druga zbiera dane i odracza wybór, dopóki obraz nie będzie pełny. Obie mają rację z perspektywy własnego sposobu myślenia, a spór nie dotyczy celu, lecz drogi do niego.
W projektach systemowych, które prowadzimy, najczęstsze tarcie podczas audytu wewnętrznego nie dotyczy treści wymagań, tylko tempa i poziomu szczegółowości. Audytor nastawiony na szczegół chce zamknąć każdy wątek, a właściciel procesu nastawiony na cel odbiera to jako spowalnianie pracy. Pełnomocnik ds. systemu zarządzania (pełnomocnik), który prowadzi działania korygujące, traci wtedy czas na łagodzenie emocji zamiast na domykanie niezgodności. Pełnomocnik to najczęściej spotykane określenie tej funkcji, choć nie jedyne, bo w części organizacji nazywa się ją koordynatorem systemu lub kierownikiem projektu wdrożeniowego.
Badanie FRIS® nazywa te różnice i pokazuje, jak z nich korzystać. Pełny opis samej metody znajdziesz w naszym artykule o stylach myślenia i działania, dlatego w tym opracowaniu skupiamy się na usługach. Kiedy wiadomo, jak myślą kluczowe osoby w systemie, łatwiej powierzyć im właściwe zadania i ograniczyć liczbę nieporozumień, które kosztują czas i pieniądze.
Wiedza o stylach myślenia przydaje się na każdym etapie życia systemu zarządzania. Na etapie wdrażania systemów zarządzania pomaga dobrać role i rozłożyć zadania zgodnie z naturalnymi predyspozycjami. W czasie bieżącego funkcjonowania ułatwia prowadzenie audytów i przeglądów, a na etapie doskonalenia wspiera wprowadzanie zmian, które wymagają zgody i zaangażowania wielu osób.
Wynik badania można wykorzystać w wielu obszarach zarządzania ludźmi, a systemy zarządzania i compliance są jednym z nich. W tym opracowaniu pokazujemy zastosowania najbliższe naszej codziennej pracy, czyli rozwój kadry, dobór do ról i wsparcie osób odpowiedzialnych za system. Jeśli potrzebujesz badania w innym celu, również możemy je przeprowadzić.
W jakich rolach i funkcjach systemowych pomaga badanie FRIS®?
Dopasowanie stylu do roli nie oznacza, że tylko jeden typ osoby nadaje się do danej funkcji. Każdą rolę systemową można pełnić z dowolnym stylem, pod warunkiem świadomości jego mocnych i słabszych stron. Poniższe przykłady pokazują jedynie, jakiej perspektywy dana funkcja wymaga najczęściej i komu badanie indywidualne przynosi największą korzyść w pracy z systemem zarządzania.
Pełnomocnik ds. systemu zarządzania porozumiewa się z całą organizacją, prowadzi działania korygujące i przygotowuje przeglądy zarządzania, dlatego liczy się u niego umiejętność przełączania między różnymi sposobami myślenia. Jednego dnia tłumaczy wymaganie zarządowi, który oczekuje konkretu i szybkiej decyzji, a innego uzgadnia szczegóły z zespołem, który potrzebuje pełnego obrazu. Badanie pokazuje mu jego naturalny styl oraz jego odwrotną stronę, czyli moment, w którym własna preferencja zaczyna przeszkadzać innym. Dzięki temu świadomie dobiera ton i argumenty do rozmówcy, a zalecenia po audycie rzadziej trafiają do szuflady.
Audytor wewnętrzny pracuje na dowodach, kryteriach i metodycznym sprawdzaniu zgodności, więc naturalnie sprawdza się tu nastawienie na szczegół i porządek. Ten sam styl ma jednak odwrotną stronę, ponieważ nadmierna drobiazgowość potrafi przeciągać audyt i komplikować ustalenia, które dałoby się zamknąć szybciej. Audytor nastawiony na cel działa sprawniej, lecz musi pilnować, aby tempo nie przesłoniło dowodów, a bezpośredniość nie zabrzmiała jak zarzut. Badanie pomaga każdemu z nich prowadzić rozmowę tak, by zebrać potrzebne dowody bez budowania muru po stronie audytowanego, dzięki czemu audyt staje się rozmową, a nie przesłuchaniem.
Kierownicy komórek organizacyjnych i właściciele procesów odpowiadają za obszary, które system obejmuje, i to u nich wdraża się ustalone zmiany. Badanie indywidualne pokazuje im, jak ich własny sposób działania wpływa na zespół oraz na współpracę z Pełnomocnikiem ds. systemu zarządzania i z audytorami. Właściciel procesu nastawiony na cel chętnie przyjmie krótką, konkretną rekomendację, a osoba nastawiona na szczegół doceni uzasadnienie i dane. Znajomość tych różnic pozwala rozmawiać z każdym z nich w sposób, który skraca drogę do zgody i ogranicza wrażenie, że ktoś podważa ich kompetencje.
W większych organizacjach, w których powołano zespół wdrożeniowy, badanie obejmuje także jego członków. Znajomość stylów w takim zespole pozwala rozłożyć zadania zgodnie z predyspozycjami, na przykład powierzyć analizę i dokumentację osobom nastawionym na strukturę, a kontakt z ludźmi osobom nastawionym na relacje. Tam, gdzie odrębny zespół nie powstaje, te same korzyści daje badanie pojedynczych osób, które łączą obowiązki systemowe ze swoją codzienną pracą.
Zakres usług FRIS® w Malon Group
Wszystkie nasze usługi FRIS® opieramy na badaniu indywidualnym, które prowadzi certyfikowany trener FRIS®, a jego wynik przekładamy na realia konkretnej roli. Poniżej opisujemy trzy obszary, w których to badanie przynosi najwięcej korzyści w pracy z systemami zarządzania i compliance.
Diagnoza indywidualna FRIS® dla menedżerów i kadry kierowniczej
Diagnoza indywidualna FRIS® dla menedżerów to badanie, które pokazuje naturalny styl myślenia i działania konkretnej osoby oraz podpowiada, jak najlepiej wykorzystać jej potencjał. Po wypełnieniu kwestionariusza uczestnik otrzymuje Raport indywidualny FRIS® i omawia go z certyfikowanym trenerem.
Usługa jest dla właścicieli firm, menedżerów, kierowników komórek organizacyjnych i właścicieli procesów, którzy chcą świadomie kierować ludźmi i lepiej rozumieć własne reakcje pod presją. Sprawdza się także u osób, które weszły w nową rolę i zauważyły, że dotychczasowe nawyki przestają wystarczać przy większym zespole i szerszej odpowiedzialności. Najczęściej sięgają po nią osoby, które awansowały z roli eksperta na stanowisko kierownicze i odpowiadają teraz za pracę innych, a nie tylko za własne zadania.
Raport wskazuje, w jakich działaniach dana osoba sprawdza się najlepiej, jak rozwiązuje problemy i jak porozumiewa się z ludźmi o własnym oraz odmiennym stylu. Pokazuje też odwrotną stronę każdego stylu, czyli nadmierne korzystanie z własnej preferencji bez oglądania się na skutki dla innych. Dla osoby nastawionej na cel oznacza to świadomość, że jej tempo bywa odbierane jako presja, a dla osoby nastawionej na szczegół sygnał, że dążenie do pełnego obrazu potrafi opóźniać decyzje, na które czeka zespół. Raport nie zostawia tych obserwacji na poziomie ogólnym, tylko wiąże je z konkretnymi sytuacjami z pracy danej osoby.
Diagnoza nie ocenia i nie dzieli ludzi na lepszych oraz gorszych, ponieważ każdy styl ma mocne i słabsze strony. Po omówieniu menedżer wie, które zachowania wzmacniają jego skuteczność, a które lepiej świadomie kontrolować, i zyskuje język do nazwania różnic w zespole bez przypisywania ludziom złej woli. Ta świadomość przekłada się na trafniejsze delegowanie zadań i krótsze rozmowy o trudnych decyzjach. Dla zespołu oznacza to mniej decyzji podejmowanych w napięciu i mniej zadań przydzielonych wbrew naturalnym predyspozycjom poszczególnych osób.
Diagnoza FRIS® jako uzupełnienie szkoleń dla Pełnomocników ds. systemu zarządzania i audytorów wewnętrznych
Ta usługa łączy badanie indywidualne FRIS® ze szkoleniem dla osób pełniących role systemowe. Badanie uzupełnia nasze szkolenia dla Pełnomocników ds. systemu zarządzania oraz szkolenia audytorów wewnętrznych o warstwę, której nie daje sama wiedza o normie, czyli o świadomość własnego sposobu pracy i jego wpływu na innych.
Usługa jest dla Pełnomocników ds. systemu zarządzania oraz audytorów wewnętrznych, którzy chcą prowadzić audyty i działania korygujące skuteczniej i bez zbędnych napięć. Sprawdza się jako rozszerzenie szkolenia, kiedy uczestnik zna już wymagania normy, a chce popracować nad sposobem ich egzekwowania w rozmowie z ludźmi. Typowa sytuacja to moment po szkoleniu, kiedy uczestnik zna już wymagania normy, lecz w rozmowie z opornym właścicielem procesu odkrywa, że sama wiedza ich nie egzekwuje.
Badanie pokazuje każdej z tych osób jej naturalny styl, jego odwrotną stronę oraz wpływ, jaki ten styl wywiera na przebieg audytu i na odbiór zaleceń. Audytor uczy się zbierać dowody bez budowania muru po stronie audytowanego i prowadzić rozmowę, z której obie strony wychodzą z gotowym planem. Pełnomocnik ds. systemu zarządzania uczy się dopasowywać komunikację do stylu rozmówcy, co ułatwia mu przeprowadzanie zmian i domykanie działań korygujących. Obie osoby ćwiczą to na własnych przykładach, a nie na abstrakcyjnych scenariuszach.
FRIS® nie zastępuje wiedzy o normie ani uprawnień audytorskich. Efektem połączenia szkolenia z badaniem jest sprawniejszy audyt, mniej formalnego oporu w organizacji i krótszy czas między wykryciem niezgodności a jej zamknięciem. Uczestnik wychodzi z zajęć nie tylko z wiedzą o wymaganiach, lecz także ze świadomością, jak własny styl pomaga mu lub przeszkadza w ich wdrażaniu. To rozszerzenie szkolenia, które realnie skraca drogę od wiedzy o normie do jej zastosowania w rozmowie z ludźmi.
Dobór do ról i funkcji systemowych oraz wsparcie w rekrutacji i onboardingu
Dobór do ról systemowych oparty na FRIS® to wsparcie w obsadzaniu funkcji Pełnomocnika ds. systemu zarządzania, audytora wewnętrznego oraz członków zespołu wdrożeniowego, które pomaga dopasować naturalny styl kandydata do wymagań danej roli. FRIS® nie mierzy kompetencji i nie jest sitem rekrutacyjnym, dlatego nie zastępuje oceny wiedzy ani doświadczenia. Pokazuje natomiast, czy styl myślenia kandydata odpowiada zadaniom, które rola stawia na pierwszym planie.
Usługa jest dla firm, które obsadzają role systemowe wewnętrznie i chcą uniknąć kosztownej pomyłki, czyli powierzenia funkcji osobie, dla której będzie ona codzienną walką z własnym stylem. Sprawdza się także przy onboardingu nowej osoby do obszaru jakości lub do zespołu wdrożeniowego, kiedy zależy nam na szybkim wejściu w rolę. Częsty przypadek to wybór audytora wewnętrznego spośród kilku pracowników o podobnej wiedzy, kiedy trudno rozstrzygnąć, komu ta rola będzie najbliższa.
Badanie pokazuje, jak kandydat przetwarza informacje i podejmuje decyzje, a my odnosimy ten obraz do wymagań konkretnej funkcji. Rola audytora nagradza dokładność i pracę na szczegółach, a rola Pełnomocnika ds. systemu zarządzania wymaga ciągłego porozumiewania się z różnymi działami i prowadzenia zmian. Świadomość tych zależności pozwala świadomie przydzielić rolę albo z góry zaplanować wsparcie dla osoby, której styl nie pokrywa się w pełni z profilem zadania. Nie chodzi o wykluczanie kandydatów, tylko o trafniejsze powierzanie zadań i świadome rozłożenie ról w obszarze systemu.
Przy onboardingu badanie skraca okres docierania się nowej osoby z zespołem, bo grupa z góry wie, czego spodziewać się po jej sposobie pracy. W rekrutacji traktujemy wynik jako materiał do rozmowy z kandydatem, a nie jako kryterium odrzucenia, ponieważ taki sposób użycia jest zgodny z założeniami metody i chroni firmę przed pochopnymi wnioskami. Wynik pomaga też zaplanować pierwsze tygodnie nowej osoby w roli, zamiast zostawiać je przypadkowi.
Jak przebiega badanie FRIS® i co otrzymujesz?
Badanie FRIS® prowadzi certyfikowany trener, ponieważ diagnozę i raporty udostępniają wyłącznie osoby uprawnione. Badanie FRIS® można zamówić i wypełnić samodzielnie, jednak pełną wartość i zrozumienie raportu zyskuje się dopiero podczas sesji informacji zwrotnej z certyfikowanym trenerem. W Malon Group trener omawia wynik i odnosi go do roli oraz zadań uczestnika.
Przebieg badania obejmuje cztery kroki:
Ustalamy cel, czyli rolę lub funkcję, do której wynik ma się odnosić.
Uczestnik samodzielnie wypełnia kwestionariusz online.
Trener przygotowuje Raport indywidualny FRIS® i sesję omówienia (autodiagnostyka).
Omawiamy wynik i odnosimy go do codziennych zadań uczestnika.
W ramach usługi otrzymujesz:
Raport indywidualny FRIS® z opisem naturalnego stylu i wskazówkami, jak wykorzystać potencjał danej osoby.
Omówienie z trenerem, podczas którego wynik przekładamy na praktyczne decyzje dotyczące zadań i roli.
Powiązanie wyniku z konkretnym celem, czyli z rozwojem kompetencji podczas szkolenia albo z obsadzeniem funkcji w rekrutacji.
Dlaczego Malon Group?
O wartości pracy z FRIS® decyduje to, kto prowadzi badanie i czy potrafi przełożyć je na realia konkretnej roli. Diagnozę i raporty FRIS® udostępnia wyłącznie certyfikowany trener, a Malon Group realizuje te usługi jako partner FRIS® i dysponuje taką osobą w zespole. Uprawnienia do pracy z narzędziem zdobywa się na kursie certyfikacyjnym FRIS®, a samo narzędzie jest objęte prawem ochronnym Urzędu Patentowego RP oraz Urzędu Unii Europejskiej do spraw Własności Intelektualnej.
To, co wyróżnia naszą pracę z FRIS®, wynika z głównej specjalizacji firmy. Malon Group Sp. z o.o. prowadzi doradztwo oraz szkolenia z zakresu systemów zarządzania, standardów branżowych i zgodności regulacyjnej, a metodę FRIS® realizuje jako partner FRIS®. Znamy z praktyki, jak wygląda audyt wewnętrzny, jak prowadzi się działania korygujące i z czym mierzy się Pełnomocnik ds. systemu zarządzania. Dzięki temu nie zatrzymujemy się na opisie stylu, tylko pokazujemy, jak ten styl działa podczas audytu, przeglądu zarządzania i codziennego nadzoru nad systemem.
Stawiamy też granicę, o której nie wszyscy mówią. FRIS® nie mierzy kompetencji, nie zastępuje wiedzy o normie i nie rozstrzyga, kto nadaje się do roli. Jest to narzędzie rozwoju i porozumienia, a nie oceny. Takie uczciwe podejście chroni Twój zespół przed wyciąganiem wniosków, których ten wynik po prostu nie uzasadnia.
Jeśli rozważasz wykorzystanie FRIS® w swojej firmie, najszybszą drogą do konkretnej propozycji jest krótka rozmowa o tym, kogo i w jakim celu chcesz objąć badaniem. Na jej podstawie wskażemy, czy badanie ma wesprzeć rozwój konkretnej osoby, czy dobór do roli, przedstawimy przebieg współpracy i jej wycenę, a diagnozę poprowadzi certyfikowany trener FRIS®, który od razu odniesie wynik do zadań w Twoim systemie zarządzania.
Najczęściej zadawane pytania:
Ile kosztuje badanie FRIS®?
Cena zależy od liczby osób objętych badaniem oraz od celu, w jakim wynik ma zostać wykorzystany. Badanie z omówieniem wyceniamy inaczej niż badanie połączone ze szkoleniem lub z procesem rekrutacji. Konkretną wycenę przedstawiamy po krótkiej rozmowie o zakresie, ponieważ dopiero liczba uczestników i cel pozwalają określić ją rzetelnie.
Ile trwa badanie FRIS®?
Wypełnienie kwestionariusza online jest krótkie i uczestnik wykonuje je samodzielnie przed spotkaniem. Najwięcej wartości daje omówienie raportu z trenerem, które planujemy jako osobną sesję. Termin uzgadniamy indywidualnie, dopasowując go do roli, której badanie dotyczy.
Kto przeprowadza badanie FRIS®?
Badanie przeprowadza certyfikowany trener FRIS®, ponieważ diagnozę i raporty udostępniają wyłącznie osoby uprawnione. W Malon Group prowadzi je certyfikowany trener, który omawia z uczestnikiem wynik i odnosi go do jego roli oraz zadań.
Czy FRIS® pomaga w doborze audytorów i Pełnomocników ds. systemu zarządzania?
Tak, choć w ściśle określony sposób. FRIS® nie mierzy kompetencji i nie jest narzędziem selekcji, więc nie zastąpi oceny wiedzy o normie ani doświadczenia audytorskiego. Pokazuje natomiast, czy naturalny styl myślenia i działania danej osoby odpowiada zadaniom, które stawia rola audytora lub Pełnomocnika ds. systemu zarządzania. Dzięki temu można świadomie obsadzić funkcję albo z góry zaplanować wsparcie tam, gdzie styl nie pokrywa się z profilem zadania.
Czy któryś styl myślenia jest lepszy do pełnienia funkcji w systemie zarządzania?
Nie. Żaden styl nie jest lepszy ani gorszy, a każdy ma mocne i słabsze strony. Różne style sprawdzają się na różnych etapach pracy z systemem, od wyznaczania kierunku, przez planowanie, po wdrożenie. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy styl nie pasuje do roli lub zadania, a nie wtedy, gdy ktoś ma taki, a nie inny styl.
Czy wyniki badania FRIS® są poufne?
Tak. Raport należy do osoby badanej i to ona decyduje, komu go udostępni. W pracy z zespołem omawiamy wyniki w sposób, który służy współpracy, a nie ocenianiu ludzi. Trener przedstawia zasady na początku, aby każdy uczestnik wiedział, jak jego wynik zostanie wykorzystany.
Jak długo aktualny jest wynik FRIS® i czy trzeba go powtarzać?
Naturalny styl myślenia jest stabilny w czasie, dlatego nie trzeba powtarzać badania co roku. Powtórzenie bywa przydatne raczej przy zmianie roli lub przy świadomej pracy nad sposobem działania, który zmienia się wraz z doświadczeniem. W razie wątpliwości trener pomoże ocenić, czy ponowne badanie wniesie coś nowego.
Czy FRIS® przydaje się tylko w systemach zarządzania?
Nie. Wynik badania można wykorzystać w wielu obszarach zarządzania ludźmi, takich jak budowanie zespołu, komunikacja czy rozwój liderów. Systemy zarządzania i compliance są jednym z tych obszarów, a my skupiamy się na nim, ponieważ to nasza główna specjalizacja. Jeśli potrzebujesz badania w innym celu, również możemy je przeprowadzić.
