Rodzaje audytów Systemów Zarządzania:
Audyty wewnętrzne, nazywane audytami strony pierwszej
Przeprowadzane są przez samą organizację (kompetentnych audytorów wewnętrznych) lub przez wynajętych specjalistów zewnętrznych. Niezależnie od tego, kto prowadzi audyt wewnętrzny, jest on przeprowadzany wyłącznie w imieniu danej organizacji np. dla potrzeb przeglądu zarządzania lub innych celów wewnętrznych. Ich wyniki mogą stanowić dla organizacji podstawę do zadeklarowania przez nią zgodności z konkretnymi wymaganiami (np. normami ISO itp).
Jak wygląda audyt wewnętrzny (na czym polega)?
W Systemie Zarządzania funkcjonuje szereg różnego rodzaju dokumentów – procedur, instrukcji, formularzy itp. Dokumenty te wskazywać będą sposób postępowania w różnych sytuacjach, związanych z pracą poszczególnych działów w firmie. System Zarządzania jest tak skonstruowany, aby zapewnić, że wszystkie postanowienia zawarte w tych dokumentach są przez pracowników stosowane i przestrzegane. Przestrzeganie postanowień zawartych we wspomnianych dokumentach jest sprawdzane właśnie przy pomocy audytów wewnętrznych.
Na podstawie sporządzonego harmonogramu audytów, pracownicy każdej komórki organizacyjnej będą wcześniej wiedzieć kiedy pojawią się u nich audytorzy. Około tygodnia przed planowanym audytem, audytor wiodący uzgodni z Kierownikiem danej komórki organizacyjnej dokładny termin wizyty i zakres audytu.
O ustalonej godzinie rozpocznie się wizyta audytora lub zespołu audytowego. Będą oni zadawać szereg pytań dotyczących pracy całego działu, będą oglądać dokumenty związane z działalnością działu, a przede wszystkim będą rozmawiać z poszczególnymi pracownikami. Trzeba sobie zdawać sprawę, że znalezienie w trakcie audytu niezgodności nie świadczy o złej pracy wydziału czy poszczególnych osób, nie stanowi podstawy do jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Wręcz przeciwnie, działania korygujące i zapobiegawcze mają pomóc w znalezieniu słabych punktów i ich odpowiednio wczesnym usunięciu. Takie działania wpłyną na doskonalenie pracy całego wydziału. Należy pamiętać, że AUDYT NIE JEST KONTROLĄ i celem audytu nie jest w żadnym wypadku szukanie winnych.
Wyniki audytu są wykorzystane przez kierownictwo jako narzędzia poprawy funkcjonowania firmy, stanowią ważne źródło informacji o jego sytuacji wewnętrznej, pomogą znaleźć nieprawidłowości i skorygować niezgodności. Wyniki audytów wewnętrznych przyczyniają się do ciągłego doskonalenia wdrożonego systemu zarządzania.
Audyty zewnętrzne obejmujące audyty drugiej i trzeciej strony
Audyty strony drugiej są przeprowadzane przez strony zainteresowane organizacją, takie jak Klienci lub przez inne osoby występujące w ich imieniu.
Dzięki takiemu audytowi firma ma możliwość zdobycia informacji potrzebnych do dokonania wyboru i klasyfikacji swoich dostawców. Interesariusz przeprowadzający go można poznać w jaki sposób funkcjonuje interesujący go obszar itp.
Audyty strony trzeciej są przeprowadzane przez niezależne organizacje zewnętrzne, takie jak te, które prowadzą certyfikację lub rejestrację na zgodność z wymaganiami międzynarodowych norm ISO lub standardów prywatnych (audyt certyfikacyjny).
Audyt certyfikujący jest ostatnim etapem wdrożenia systemu zarządzania. Jest to „usystematyzowane i niezależne badanie, którego celem jest ocena i stwierdzenie, czy działania odnoszące się do jakości i ich wyniki są zgodne z zaplanowanymi ustaleniami oraz, czy ustalenia są skutecznie realizowane i pozwalają na osiągnięcie celów”.
Przeprowadzają go audytorzy akredytowanej, niezależnej od organizacji i jej klientów jednostki certyfikującej, która została wcześniej wybrana przez firmę.
Pozytywnie przeprowadzony proces certyfikacji zostaje uwieńczony przyznaniem, przez jednostkę certyfikującą stosownego dokumentu – certyfikatu stwierdzającego, że system zarządzania obowiązujący w naszej Firmie spełnia zasady i wymagania określone w normie.
Ważność certyfikatu jest uzależniona od certyfikowanego systemu oraz regulacji w tym zakresie (w przypadku standardowych systemów ISO: 3 lata). Firma certyfikująca prowadzi w tym czasie nadzór nad systemem w danym przedsiębiorstwie. Okresowo (najczęściej raz w roku) przeprowadza audyty nadzoru, aby mieć pewność, że przedsiębiorstwo w pełni przestrzega wymagań normy. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości certyfikat może zostać zawieszony, ograniczony, a także może grozić odmowa odnowy certyfikatu.
Po upływie terminu ważności, zostaje ona przedłużona na kolejny okres na podstawie wyników tzw. audytu re- certyfikacyjnego lub wznowieniowego.
Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą odnośnie przeprowadzania audytów
