Jak wdrożyć TAPA TSR? Jak uzyskać certyfikat TAPA TSR?

 

Jak wdrożyć system TAPA TSR i jak uzyskać certyfikat TAPA TSR?

Projekt wdrożenia i certyfikacji systemu bezpieczeństwa TAPA TSR jest analogiczny do projektów wdrażania systemów zgodnych z wymaganiami norm ISO.

Należy jednak zwrócić uwagę na fakt, ze standardy TAPA są standardami charakteryzującymi się znacznie bardziej szczegółowymi wymaganiami. Do tych szczegółowych wymagań zalicza się przede wszystkim wymagania dotyczące konkretnych środków technicznych i infrastrukturalnych. W przypadku jeśli dana firma aspiruje do uzyskania certyfikatu TAPA TSR konkretnego poziomu bezpieczeństwa to aby uzyskać certyfikat TAPA TSR musi spełnić wszystkie wymagania wskazane dla danego poziomu.

 

W przypadku TAPA TSR mamy 3 poziomy bezpieczeństwa. Poziom 1 (TAPA TSR level 1) jest poziomem o najwyższym reżimie bezpieczeństwa czyli o najwyższych wymagań, których spełnienie jest niezbędne aby uzyskać certyfikat TAPA TSR poziomu 1. Kolejnym poziomem jest poziom 2 (TAPA TSR level 2), którego wymagania są już znacznie mniej restrykcyjne. I ostatnim z poziomów jest poziom 3 (TAPA TSR level 3), najłagodniejszy.

 

Dla porównania tych poziomów bezpieczeństwa i charakterystycznych wymagań dla nich (dla wersji z 2020) w przypadku TAPA TSR level 3 w przypadku zestawów ciągnik-naczepa, możliwe jest stosowanie naczep kurtynowych /plandekowych. W przypadku poziomów 2 i 1 jest to już niedopuszczalne.

 

Innym przykładem są wymagania dla zainstalowanych i używanych systemów śledzących. W przypadku poziomu 3 wymagane jest aby dla wszystkich pojazdów FTL stosować urządzenia śledzące zapewniające zdalne gromadzenie informacji odnoszących się do położenia pojazdu w tym informacje zawierające lokalizację i znacznik czasu.

W przypadku poziomu 2 wymagane jest już aby w przypadku korzystania z zestawów urządzenie śledzące zamontowane było w ukrytym miejscu w ciągniku aby wykorzystywało co najmniej dwie metody sygnalizacji. W przypadku tego poziomu wymagane jest aby standardowy interwał raportowania dla urządzenia śledzącego był nie dłuższy niż 30 minut.

W przypadku poziomu 1 oraz korzystania z zestawów wymagane jest aby urządzenie śledzące było zainstalowane w ukrytym miejscu zarówno w ciągniku jak i naczepie. Każde z tych urządzeń musi korzystać z minimum dwóch metod sygnalizacji. Standardowy interwał raportowania zarówno jednego jak i drugiego musi wynosić nie więcej niż 5 minut (nie zależnie czy podczas jazdy czy podczas postoju) a dodatkowo rządzenia te muszą zgłaszać między innymi takie zdarzenia jak: sabotaż urządzenia, zatrzymanie pojazdu, stan akumulatora urządzenia, otwarcie drzwi naczepy, odczepienie naczepy. Dodatkowo urządzenia muszą być wyposażone w zapasowy akumulator zapewniający ich funkcjonowanie przez 24 godziny od odłączenia od pierwotnego źródła energii. Dodatkowo ten zapasowy akumulator musi podtrzymać funkcjonowanie urządzenia śledzącego (i jednego i drugiego) przez okres 24h ale z zastrzeżeniem że przez ten cały czas podtrzymany zostanie interwał raportowania nie dłuższy niż 5 minut.

 

Ten przykład pokazuje jak duże jest zróżnicowanie pomiędzy tymi 3 poziomami TAPA TSR. Firma znając te wymagania, znając oczekiwania swoich Klientów musi określić, wymagania którego poziomu będzie wdrażała i na zgodność z którym standardem będzie uzyskiwała certyfikat zgodności.


ETAP: Audyt wstępny TAPA TSR
Rozpoczęcie projektu i określenie podstawowych parametrów projektu: Jaki poziom TAPA TSR, jakie pojazdy oraz ile pojazdów będzie zgłaszanych do certyfikacji?

Ze względu na to istotnym jest przeprowadzenie gruntownej inwentaryzacji obecnie posiadanych i stosowanych środków bezpieczeństwa i to zarówno technicznych jak i proceduralnych. W przypadku tego pierwszego audytu wstępnego przeprowadzana jest identyfikacja rozbieżności względem wymagań charakterystycznych dla poszczególnych poziomów TAPA TSR. Na podstawie wykazu rozbieżności będącego wynikiem tego audytu firma może określić koszty dostosowania swoich pojazdów, systemów śledzenia oraz zabezpieczeń fizycznych do wymagań poszczególnych poziomów TAP TSR. Na podstawie informacji o kosztach może dokonać wyboru odpowiedniego dla niej poziomu TAPA oraz ilości pojazdów, które chce zgłosić do certyfikacji. WAŻNA UWAGA: firma która chce uzyskać certyfikat TAPA TSR nie ma obowiązku zgłaszania wszystkich używanych przez siebie pojazdów. Trzeba jednak pamiętać, że bezwzględnie należy przestrzegać podstawowej zasady: do transportów, które są realizowane zgodnie z wymaganiami TAPA TSR należy stosować wyłącznie te pojazdy, które zostały ocenione i zaklasyfikowane jako pojazdy TAPA i to odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Nie ma możliwości aby „transport TAPA TSR” był realizowany przez pojazd, który nie spełnia tych wymagań, oraz który nie został oceniony pozytywnie i zarejestrowany w rejestrze pojazdów TAPA (prowadzonym przez firmę i udostępnianym jednostce certyfikującej).


ETAP: Określenie i wdrożenie stosownych zabezpieczeń i procedur

W ramach kolejnych działań przeprowadza się wdrożenie określonych wymaganiami odpowiedniego poziomu TAP TSR środków bezpieczeństwa zarówno proceduralno-administracyjnych jak również techniczno-infrastrukturalnych. Na tym etapie określa się i wdraża między innymi:

  • zabezpieczenia fizyczne pojazdów

  • niezbędne funkcjonalności systemów śledzenia oraz systemy alarmowe

  • określa się niezbędne procedury i instrukcje w zakresie planowania transportu (w tym planowania tras z uwzględnieniem ich oceny ryzyka), realizacji usługi transportowej, utrzymywania środków transportu i zabezpieczeń w należytym stanie itp.

  • określa się odpowiednie procedury reakcji na niepożądane zdarzenia w tym na incydenty bezpieczeństwa oraz sytuacje zwiększające ryzyko wystąpienia incydentu

  • zasady oceny i rejestrowania pojazdów oraz ich ponownej oceny w odniesieniu do wymagań TAPA TSR.

ETAP: Szkolenia

Po opracowaniu niezbędnych standardów i wdrożeniu niezbędnych zabezpieczeń niezbędne jest przeprowadzenie stosownych szkoleń zgodnie z przyjętymi programami szkoleń dla poszczególnych grup stanowisk. Przeprowadza się szkolenia dla kierowców, spedytorów i dyspozytorów, działów utrzymania ruchu, działu kadr /personalnego i innych, którzy odgrywają rolę w systemie bezpieczeństwa.

Po przeprowadzonych szkoleniach wymagane jest przeprowadzenie testów zabezpieczeń i alarmów oraz wymagane jest przeprowadzenie testowania reakcji na wypadek wystąpienia alarmów (oczywiście w zakresie odpowiednim dla danego poziomu TAPA TSR).

Należy również zwrócić uwagę na fakt, że aby podejść do certyfikacji TAPA TSR, wymagane jest aby przynajmniej jeden przedstawiciel firmy przeszedł szkolenie w TAPA. Szkolenia takie są przeprowadzane przez Stowarzyszenie TAPA zgodnie z zasadami przyjętymi przez Stowarzyszenie w tym zakresie. Szkolenie kończy się egzaminem, które uczestnik musi zaliczyć aby uzyskać stosowny certyfikat.


ETAP: Audyt wewnętrzny – czyli weryfikacja gotowości do certyfikacji TAPA

Pamiętajmy o tym, ze audytor przeprowadzający u nas certyfikację, przychodząc na audyt będzie musiał zobaczyć stosowne dowody, które utwierdzą go w przekonaniu, ze dane wymaganie zostało przez nas spełnione. Niezbędne są np. dokumenty potwierdzające specyfikacje stosowanych przez nas zabezpieczeń i systemów. Potrzebne będą przykłady stosowania procedur. Nie wystarczą procedury, potrzebne są dowody że procedury te są przez nas stosowane.

Z tego względu po zakończeniu etapu określania i wdrożenia zabezpieczeń i procedur oraz po przeprowadzeniu stosownych szkoleń, wskazane jest przeprowadzenie audytu wewnętrznego. Podczas audytu weryfikujemy czy wszystkie wymagania TAPA TSR zostały przez nas spełnione. Czy posiadamy wszystkie niezbędne dowody, które posłużą nam do udowodnienia audytorowi, że spełniliśmy wszystkie wymagania.


Jak wygląda certyfikacja TAPA?

Certyfikacja przeprowadzana jest przez niezależną jednostkę certyfikującą przez audytora akredytowanego przez TAPA. Wykaz audytorów znajduje się na stronie TAPA. Przed przystąpieniem do certyfikacji niezbędne jest wybranie jednostki certyfikującej oraz wniesienie stosownej opłaty rejestracyjnej do TAPA. Z opłaty tej zwolnieni są członkowie TAPA ze względu na wnoszone opłaty członkowskie.

Audyt przeprowadzony jest w terminie ustalonym pomiędzy jednostką certyfikującą a organizacją. Podczas audytu audytor weryfikuje posiadane i stosowane procedury i zabezpieczenia,. Weryfikuje poprawność ich funkcjonowania.

Jeśli w ocenie audytora jakieś wymaganie nie jest przez firmę spełnione, audytor dokumentuje niezgodność. Jeśli w trakcie audytu stwierdzone zostają niezgodności firma umawia się z autorem na termin w jakim dośle mu stosowny plan działań oraz dowody na usunięcie danej niezgodności. PO przekazaniu audytorowi dowodów na usunięcie niezgodności audytor przekazuje stosowne informacje do TAPA i firmie jest przyznawany certyfikat TAPA TSR poziomu, na który przeprowadzany był audyt.


Czy wszystkie wymagania standardu TAPA TSR musza być spełnione przez firmę aby ta mogła uzyskać stosowny certyfikat?

Istnieje możliwość, że firma nie spełni, któregoś wymagania i pomimo tego zostanie jej przyznany stosowny certyfikat TAPA TSR. Jest to możliwe wyłącznie w przypadku, gdy zapewni ona inne zabezpieczenia niż wymagane w standardzie TAPA TSR, które będą równie skuteczną odpowiedzią na dane zagrożenie co to wymaganie od którego spełnienia chce odstąpić. Dodatkowo to odstąpienie od wymagania musi zostać zatwierdzone przez TAPA. W tym celu firma musi przekazać audytorowi podczas audytu certyfikującego stosowne informacje: od jakiego wymagania firma chce odstąpić, jakie jest ryzyko odstąpienia i nie spełnienia tego wymagania, jakie alternatywne zabezpieczenie proponuje firma oraz dowody na to że te zabezpieczenia zostały wdrożone i są stosowane. Audytor dokonuje zgłoszenia tych odstępstw do TAPA. Na podstawie przekazanych informacji TAPA zatwierdza lub odrzuca zgłaszany wniosek o odstępstwo. W przypadku odrzucenie wniosku o odstępstwo firma, jeśli chce uzyskać certyfikat TAPA TSR danego poziomu musi bezwzględnie wdrożyć wymaganie o odstępstwo od którego wnioskowała.

W przypadku, jeśli alternatywne zabezpieczenie będzie odpowiednią w ocenie TAPA odpowiedzią na zagrożenie TAPA zatwierdzi wniosek o odstępstwo i firma nie musi wdrożyć danego wymagania.


Certyfikat TAPA i co dalej? Jak utrzymać certyfikat TAPA?

Bezwzględne jest utrzymywanie zgodności z wymaganiami przez cały okres ważności certyfikatu, który jest przyznawany na okres 3 lat. W przypadku jeśli w firmie nie występują istotne zmiany w odniesieniu do tych usług, do których zastosowanie mają wymagania TAPA, nie ma potrzeby aby audytor jednostki certyfikującej wizytował firmę przed upływem tych 3 lat. W takim jednak przypadku niezbędne jest przesyłanie arkusza samooceny rokrocznie do audytora, który przeprowadzał certyfikację. W ten sposób jednostka nadzoruje certyfikowaną przez siebie firmę.

W przypadku istotnych zmian np. znacznego powiększenia taboru, wprowadzenia pojazdów innego typu, chęci podniesienia poziomu TAPA TSR, na zgodność z którym się firma certyfikowała, audytor jednostki certyfikującej będzie zobowiązany do przeprowadzenia audytu na miejscu, w firmie. Certyfikat utrzyma swoją ważność lub zostanie wydany nowy na zgodność z wymaganiami innego poziomu TAPA niż dotychczas tylko i wyłącznie w przypadku pozytywnego wyniku tego audytu, oraz w przypadku potrzeby po dostarczeniu dowodów usunięcia niezgodności.


Schemat projektu wdrożenia i certyfikacji TAPA TSR

 
Projekt wdrożenia TAPA TSR




Zapraszamy do współpracy przy wprowadzaniu systemów TAPA TSR

 

Zachęcamy Państwa do bezpośredniego kontaktu z naszym biurem. Nasi pracownicy chętnie odpowiedzą na pytania, wyjaśnią szczegóły dotyczące naszych usług i pomogą dopasować najlepszą ofertę do Państwa potrzeb.
 
 
Centrum Doradczo Szkoleniowe MALON GROUP Sp. z o. o.
Wrocław, ul. Józefa Piłsudskiego 74, budynek NOT
biuro@iso.org.pl
tel. (71) 789 08 41 lub 604 20 90 43
faks (71) 791 39 09


 

Back to Top